Fuzja dużych organizacji to zadanie dla mocnych graczy. Różne sposoby pracy, różne procesy biznesowe, różne wspierające je narzędzia – wszystko to musi zostać spięte w jedną, sprawnie działającą całość. W przeciwnym wypadku sens fuzji staje pod znakiem zapytania. Oczekiwania stawiane systemom informatycznym, które mają to zadanie wspomagać są bardzo wysokie. Dla UNIQA i FILAR wybór systemu Comarch NonLife Insurance okazał się strzałem w dziesiątkę.
Fuzja dwóch Towarzystw Ubezpieczeniowych – UNIQA i FILAR SA jest niewątpliwie dużym wyzwaniem. Grupa UNIQA zajmuje w Polsce, według stanu na koniec roku 2004, piątą i szóstą pozycję, odpowiednio dla ubezpieczeń majątkowych i wyodrębnionych komunikacyjnych. W portfelu ubezpieczeń majątkowych i osobowych obsługiwanym przez UNIQA SA 72 proc. stanowią ubezpieczenia komunikacyjne. Większościowym udziałowcem firmy jest UNIQA International Beteiligungs-Verwaltungs GmbH (69,93 proc.), pozostali udziałowcy to Europejski Bank Odbudowy i Rozwoju (30 proc.) i akcjonariusze krajowi (0,07 proc.). W portfelu FILAR SA ubezpieczenia komunikacyjne sięgają 29 proc., zaś udziały posiadają UNIQA SA (89,67 proc.) i akcjonariusze krajowi (10,33 proc.).
Trudne początki
Comarch, wdrażając Comarch NonLife Insurance, musiał pokonać wiele trudności. Po pierwsze – różne lokalizacje obydwu towarzystw ubezpieczeniowych (Łódź i Szczecin). Nie wpływa to może znacząco na techniczną stronę systemu, jednak wymaga starannego i przemyślanego podejścia organizacyjnego w trakcie planowania spotkań analitycznych i szkoleń. Kolejnymi wyzwaniami okazały się: rozbieżność w ofercie produktowej sięgająca 80 proc., brak kompleksowych systemów produkcyjnych obejmujących całość działalności ubezpieczeniowej obu towarzystw (realizowana dotąd przez kilka aplikacji do obsługi polis i szkód w oparciu o różne platformy technologiczne), odmienne systemy finansowo-księgowe i aplikacje do zarządzania siecią sprzedaży, całkowicie różne słowniki i zakres przechowywanych danych.
Na podstawie analizy sytuacji wyjściowej przygotowano listę zadań do realizacji:
- stworzenie modeli procesów biznesowych obu towarzystw,
- zdefiniowanie produktów,
- wyeliminowanie produktów powtarzających się,
- ujednolicenie słowników i zakresu danych,
- ujednolicenie sprawozdawczości obowiązkowej i wewnętrznej,
- migracja danych z wszystkich systemów obu towarzystw,
- równoległe wdrożenie identycznego systemu w obu spółkach.
Istotna jest również docelowa liczba 400 bezpośrednich użytkowników systemu. Wszystkie te zadania wymagały oczywiście bardzo drobiazgowej analizy. Jak ujął to z właściwą sobie swadą jeden z czołowych informatyków UNIQA w trakcie spotkania na temat kartotek osób: „Rozmnożyć osoby jest bardzo łatwo, ale scalić bardzo trudno”.
Prace ruszyły
Wdrożenie podzielono na etapy funkcjonalne i organizacyjne. Etapy funkcjonalne to:
- Etap I: Sprzedaż i obsługa polis, obsługa szkód, prowizje.
- Etap II: Statystyka, operacje finansowe, rezerwy.
- Etap III: Windykacja, reasekuracja, koasekuracja.
Etapy organizacyjne objęły: analizę wymagań, ujednolicenie procesów i struktur, wykonanie projektu i implementację zmian, testy akceptacyjne w obu towarzystwach, uruchomienie systemu w obu towarzystwach.
Prace ruszyły na początku 2005 roku. W trakcie czterech miesięcy odbyło się ponad 50 spotkań analitycznych, w efekcie których zdefiniowano ponad 350 procesów biznesowych, 15 interfejsów do innych systemów oraz zidentyfikowano ponad 100 „aktorów” systemu. Czteromiesięczny etap migracji danych poświęcono na zbudowanie uniwersalnego interfejsu przenoszenia danych i przeprowadzenie migracji w 10 obszarach biznesowych. Trwający 3 miesiące etap konfiguracji systemu pozwoli na wdrożenie i uruchomienie 40 proc. całej funkcjonalności, zdefiniowanie ponad 20 produktów ubezpieczeniowych i udostępnienie systemu dla 3000 agentów.
Dlaczego Comarch NonLife Insurance?
W opinii specjalistów z grupy UNIQA to właśnie system Comarch NonLife Insurance oraz firma Comarch jako wykonawca i podmiot wdrażający, mogły sprostać wyzwaniom fuzji oraz gwarantowały najlepszą jakość usług. Wybierając Comarch i rozwiązanie Comarch NonLife Insurance specjaliści UNIQA bazowali na dwóch podstawowych przesłankach:
- funkcjonalność systemu Comarch NonLife Insurance umożliwia kompleksowe obsługiwanie wszystkich biznesowych obszarów działalności towarzystw ubezpieczeniowych,
- pozytywna ocena dotychczasowych doświadczeń współpracy UNIQA SA z Comarch.
Na szczególną uwagę zasługuje moduł Generatora Produktów, w którym docelowi użytkownicy systemu mogą definiować logikę produktu (tabele taryf, formuły kalkulacyjne, zakres przechowywanych informacji) oraz interfejs wprowadzania danych. Kartoteki osób i mienia przechowują aktualne i historyczne dane w ramach repozytorium wspólnego dla całego systemu. Rejestry dokumentów w jednolity sposób klasyfikują i porządkują informacje o długofalowych i bieżących operacjach firmy.
Moduł Obsługi wniosków i polis pozwala rejestrować wszelkie operacje ubezpieczeniowe, także te związane z produktami pakietowymi, flotowymi i polisami generalnymi. Nadzoruje wprowadzane wartości i przeprowadza na ich podstawie automatyczne wyliczenia oraz kontroluje stany magazynowe.
Proces likwidacji szkód, oparty o definiowalny „workflow”, współpracuje z systemami wyceny szkody i umożliwia klasyfikację zgłoszeń szkodowych (w tym regresów rent).
Dane finansowe zbierane są przez moduł Rozliczeń, zintegrowany z systemem FK i systemami bankowymi. W module tym przeprowadzane jest automatyczne uzgadnianie należności i inkasa.
Rozbudowane funkcje modułów Zarządzania siecią, Sprzedaży i Naliczania prowizji wspomagają prowadzenie rejestru agentów i ich pracowników, umów agencyjnych oraz definiowanie wielowymiarowych struktur sieci sprzedaży. Pozwalają też nadawać uprawnienia sprzedażowe i określać stawki prowizyjne, także te związane z nadprowizjami, bonusami i premiami, oraz przeprowadzać ratingi i klasyfikacje agentów.
Pozostałe moduły zapewniają obsługę reasekuracji biernej i czynnej oraz koasekuracji, naliczanie rezerw techniczno – ubezpieczeniowych oraz dokonywanie sprawozdawczości obowiązkowej i operacyjnej, uwzględniające konstruowanie własnych raportów i wydruków oraz integrację z zewnętrznymi systemami raportującymi.
Efekty wdrożenia
Celem przeprowadzania fuzji towarzystw ubezpieczeniowych jest osiągnięcie korzyści biznesowych w postaci lepszej organizacji pracy, niższych kosztów IT, wzrostu konkurencyjności oraz podniesienia poziomu usług klienta.
Wdrożenie systemu Comarch NonLife Insurance pozwala cel ten zrealizować poprzez wykonanie przez towarzystwa, przy współpracy Comarch, konkretnych zadań, takich jak:
- ujednolicenie słowników, produktów oraz procesów biznesowych,
- integracja sieci sprzedaży i polityki prowizyjnej,
- ujednolicenie sprawozdawczości obowiązkowej i wewnętrznej,
- zastąpienie kilku systemów w dwóch towarzystwach jednym zintegrowanym systemem produkcyjnym,
- automatyczna integracja z pozostałymi elementami infrastruktury IT.
Korzyści
Funkcje oferowane przez sam system gwarantują Towarzystwom Ubezpieczeniowym UNIQA SA i FILAR SA szereg korzyści:
- szybkie dostosowanie się do zmian rynkowych i legislacyjnych,
- zmniejszenie kosztów organizacyjnych poprzez lepszy przepływ informacji i automatyzację procesów,
- szybsze i bezbłędne wystawianie polis,
- szybsza i efektywniejsza likwidacja szkód,
- skrócenie czasu obsługi przez automatyzację wielu procesów manualnych.
Czytaj także:
Comarch NonLife Insurance – opis systemu informatycznego dla ubezpieczeń majątkowych i osobowych
Chcesz wiedzieć więcej? Nasz ekspert pomoże Ci wybrać oprogramowanie dla Twojej firmy >>
