Firmy, chcąc utrzymać swoją pozycję rynkową oraz rozwijać się w warunkach wysokiej konkurencji muszą dysponować dostępem do właściwej informacji. Szybka i dokładna informacja wpływa na poziom obsługi klienta, jakość produktu, szybkość podejmowania decyzji i efektywność organizacji. Od lat forma papierowa dokumentów sprawiała niejednej firmie wiele problemów wpływając na opóźnienia w realizacji procesów lub całkowicie paraliżując działania biznesowe.
Zarządzanie dokumentami jest procesem krytycznym dla każdej organizacji, która przetwarza dużą ilość dokumentów. Dokumentami tymi mogą być zarówno korespondencja z klientami, formularze wniosków, oferty, polisy, zgłoszenia szkód, dokumentacja obsługi szkód i roszczeń.
Comarch Document Management System to specjalistyczne rozwiązanie DMS pozwalające na zarządzanie elektronicznymi obrazami dokumentów.
Funkcjonalność Document Management System
- Skanowanie dokumentów
- Edycja zeskanowanych dokumentów
- Usuwanie zeskanowanych dokumentów
- Wysyłanie dokumentów do repozytorium
- Możliwość wbudowania mechanizmów OCR
- Wysyłanie powiadomień
- Dostęp z poziomu przeglądarki internetowej
- Współpraca z dowolnymi skanerami zgodnymi z TWAIN
- Obsługa kodów kreskowych (barcode)
- Zadania
- Skanowanie
- Edycja
- Dołączenie zeskanowanych obrazów do dowolnego dokumentu zarejestrowanego w systemie
- Przekazanie dokumentu do osoby odpowiedzialnej
- możliwość przesłania do całego działu lub konkretnej osoby
- Informacja o przekazaniu dokumentu w skrzynce odbiorczej pracownika
- Uruchomienie interfejsów z innymi systemami w celu obsługi zadań związanych z obsługą dokumentu
- Workflow: Obsługa dokumentu zgodnie ze zdefiniowanymi krokami (etapy obsługi, reguły)
- Korzystanie z "teczki sprawy"
- „Referencje” dają możliwość tworzenia teczek logicznych
- Powiadomienia informacja o zarejestrowaniu dokumentu lub sprawie i przekazaniu jej może spowodować wysłanie maila z informacją
- Możliwości rozwoju systemu poprzez uruchamianie nowych typów i rodzajów dokumentów do ewidencji poprzez dokładanie odpowiednich zakładek oraz list dokumentów do interfejsów użytkownika
